家計簿の作業を3時間から30分に時短!Things3アプリでタスク管理をする

主婦のタスク管理にもGTDは有効!

毎月はじめに、家計簿の締めの作業をしています。

なんとこの作業に3時間もかかっていました!

お金の計算がニガテ中のニガテなのですが、これではあまりにも時間がもったいない。。

毎月のストレスになっていたので、仕事並みにマニュアル化しよう! と実践してみたところ、

合計30分に短縮成功!!

というわけで、時短に成功した方法をご紹介します!

家計簿の流れをGTDで整理する

GTDは、Getting Things Done(ゲッティング・シングス・ダン)の略で、

  • とにかく頭の中身をごっそり取り出そう!
  • 「見える化」しよう!
  • 次にやることをハッキリさせよう!

という手法のことです。

私の場合、家計簿の作業でやることが多すぎて、頭の中でこねくり回したために長時間かかってました。。

GTDをするオススメアプリ「Things3」

Things 3

Things 3

Cultured Code GmbH & Co. KG¥1,220posted withアプリーチ

頭の中をごっそり「見える化」して、「次に何をするか」をハッキリさせる。

最初は紙とペンでやっていましたが、何回もやる作業ならアプリがいいですよねー。

20個くらい試して、ようやくたどり着いたのが「Things3」です。

  • 動きが軽い
  • サブタスクがさくさく作成できる
  • タスクの移動がスムーズ
  • 定期、繰り返しタスクの設定ができる
  • デザインがシンプル(ダサくない)
  • 買い切りで使える(サブスクリプション、月額課金じゃない)

アプリの値段は1200円とお高めですが、他のタスク管理サービスは月額400円とかなのがキツイ…

一回買ってしまえばずっと使える「買い切り型」じゃなきゃ私はいやだ!

ということで「Things3」に落ち着きました。

「Things3」で家計管理をマニュアル化する

まずは実際の画面をご覧ください。

Thingsアプリの最初の画面

☝最初の画面はこんな感じ。

Thingsアプリの今日の画面

「家計簿〆の流れ」のタスクは 「家事メモ」という大きいカテゴリの中に入れています。
(大きいカテゴリは「プロジェクト」と呼ばれます)

Thingsを使った家計管理1枚目

Thingsを使った家計管理2枚目

絵文字の「金メダル」が終わった月の締めの処理で、
絵文字の「銀メダル」が次の月の準備です。

いろいろ細かく書いてますが、

日々の支出をメモしている家計簿アプリ「Zeny」のログを「Evernote」に保存したいので、Evernoteのどのノートに送信するとか、

固定費の請求書を写真に撮ってどうするとか、

Googleスプレッドシートで年間収支を一覧にしたいので、その入力とか……

かなり細かい部分まで「見える化」して並べます。

「タスクの細分化」と言いますが、1つの動作にまで分解して言葉にする作業です。
これがもっとも大事で、GTDのすべてと言っても過言ではない!

頭の中だけで考えて、毎月管理するのはさすがに無理がありましたわ…

サブタスクに沿って動くだけにしたほうが、脳の認知資源が奪われることもなくストレスも減ります!

こうやって見ると「やること多ッ!」ってなるので、今後どこを削ろうか考えるサポートにもなりますね。

タスク名の下に書けるメモ

☝タスク名のすぐ下にメモが書けるので、一言書いておいたり、URLを貼ったりもできる。これも地味に便利!

定期、繰り返しタスクの設定もできる

☟頭に「↻」がついているのが「繰り返しタスク」を表しています。

Thingsアプリの明日以降の画面

家計管理は「毎月1日に設定」しているものです。

ほっておいても毎月タスクが作られるので、もう一回作らなくていい。

来月やらなきゃと頭で覚えておく必要もない。楽です。

他にも、

  • 毎週何曜日に○○のタスクを作成する
  • タスクが終わったら自動的にもう一回タスクを作成する

とかもできます。
ゴミ捨てタスクとか、Amazonの定期便の到着日の設定にも使えますね。

ゴミ捨て、断捨離を効率的にやる方法は、こちらの記事でも触れています☟
満ち欠けスケジューリングの画像 【計画と実行】PDCA苦手な人は『満ち欠け=2週間周期』を使うと実は良い

私は在宅ワークのスケジュール連絡を「毎週水曜」にしているので、自動的にタスクが作成されるようにしています。

無料でやりたいなら「タスクペディア」がオススメ

「タスクペディア」はタスク管理支援ツールで、まさにタスク管理に慣れるためのツールです。

私は先に「タスクペディア」を使っていたのと、

開発者さんのイベントで、タスク管理の実践をレクチャーしてもらってきました。

仕事でタスク管理をしている人 『自分は要領がよくない、と思いこんでいる人のための仕事術』レポ

でも自分なりに試行錯誤するのでも、もちろん使えますので、

アプリに1200円も使いたくないわ!という方は「タスクペディア」でサクサク管理するのをオススメします。

公式の動画が一番わかりやすいです☟

  • 全機能を
  • いつまでも
  • だれでも
  • 無料で使える

という素晴らしいサービスなので、寄付で協力するのがよいです!

まとめ

  • GTDの考え方で「ごちゃごちゃした頭の中」を全部出す
  • 「Things3」アプリでタスクを細かく「見える化」する
  • タスクが自動で発生する仕組みにする
  • 無料がいいなら「タスクペディア」を使う

こんな感じで、3時間かかっていた作業を30分に短縮できました。

「Thing3」は1つのタスクを設定するのもスムーズにできて、

もっっっっと細かい「サブタスク」に分けていく作業も、スムーズにいくようにデザインされています。

家計管理のようにやることがたくさんある場合、手順を細かく「見える化」していくことで、ようやく全貌がわかってくるんですねー

貴重な時間をもっと楽しいことに使えるように、

家計管理をマニュアル化して、めんどうな作業をサクサク終わらせていきましょう!

Things3アプリ

Things 3

Things 3

Cultured Code GmbH & Co. KG¥1,220posted withアプリーチ

タスクペディア

☟動画でタスク管理の講義もたくさん見られます。

GTDの本

☟GTDメソッドの提唱者の本です

☟箇条書きで頭の中をごっそり取り出す手法が似ています

☟タスクの細分化についてはあな吉さんが詳しいです

タスク管理について合わせて読みたい☟

仕事でタスク管理をしている人 『自分は要領がよくない、と思いこんでいる人のための仕事術』レポ 満ち欠けスケジューリングの画像 【計画と実行】PDCA苦手な人は『満ち欠け=2週間周期』を使うと実は良い