『自分は要領がよくない、と思いこんでいる人のための仕事術』レポ

タスク管理の画像

タスク管理のイベントに参加してきました!

主催は、「タスクペディア」原作者の小鳥遊さんと、「ひらめきメモ」のF太さんです。

イベントの対象者として以下のような人が挙げられていました。

  • 仕事をつい先送りして、地雷化させてしまう
  • どうやったらいいか分からない仕事を前に、ウンウン唸って時間だけ過ぎていってしまう
  • 抜け漏れ忘れがしょっちゅうある
  • 些細なミスも重大に受け取ってしまったり、他人のミスを自分がこうすれば良かったんだと自分のせいにしようとする
  • 1つの仕事に集中できず、結果どの仕事もなかなか完結できない
  • 机の上やパソコンのデスクトップがどうしても整理できない
  • 現在、休職中、あるいは転職検討中で、次の仕事に不安を感じている
  • 上記の悩みを持つ方のご家族、上司、部下

わぁぁまさに自分だ…とグサグサきたので、藁にもすがる思いで参加してきました。

時系列で特に覚えておきたいことをメモしておきます。

自分が信用できないので、すべて記録する

小鳥遊さん、F太さん、ともにとにかく自分を信用していない。
忘れっぽいなら忘れてもいいようにしておく方がいい。
業務も全て記録してしまえ!

GTDのフローはいかに安心して仕事をするかがキモ。
5段階のうち、よく見ると 1 から 4 は仕事の前段階なのである。
メンタルを整えるためにある。ノイズ除去のためにやる!

例えば、モニターに貼り付けた付箋や、デスクの上にある資料など、外側からの刺激で業務を思い出してその場で行動しているとどんどん遅くなるし、疲弊する。

自分から主体的に整理していくのがべスト。でも職場じゃないところで業務を考えるのは難しい。。家は休む場所なので体が動こうとしない、なのでこういうイベントでやるのが一番いいんだよね、ということで実際に手を動かして業務を書き出したりしました。

情報の一元化

情報の一元化は絶対に必要。
情報が散らばっていると確実に把握できない自信がある。
とにかく「ここを見ればすべてわかる」状態にすること。

MP (メンタルパワー)をムダ遣いしない

決断や意思決定によって減っていく。いわゆる決断疲れ。
MPは寝ないと回復しない。
これは楽しいことをするのにも使う。

もっともムダだと思われるのが「ものを探す」こと。
「次に何をやるんだっけ」も同じくらい無駄なことで、ものを探す思考とほぼ同じ。

エネルギーのスパークが起きていて、脳内で花火が咲いてばっかりな状態。何回もやるとMPが枯渇していく。疲弊する割に生産性が低い。

何をやるかを仮でもいいので見通しを立てておくと精神が安定する。
MPも減っていかない。
すると、仕事でぐったり疲れてしまって家に帰ったら何もやる気が起きないという状態を避けることができる。

責任の所在

意識していないとあまり鍛えられていかない部分。

「当方」「先方」の割り振りを繰り返すことで、責任の所在がわかっているかわかっていないかのセンスを磨いていくことができる。

タスクの分解の仕方として、例えば「確認をする」だと曖昧。

1、確認のメールを〇〇さんに送る
2、〇〇さんからのメールを受ける

という 2 つのサブタスクとしておいて「当方」「先方」に分ければ、自分の課題に集中できる。(アドラー心理学の課題の分離だね)

分解のコツは、ゴールをまず先に決めること

例えば、「独立したいから勉強する!」

そのゴールは資格取得なのか?
個人事業主になることなのか?
勉強するって具体的に何を達成したことをいうのか?

例えば「民法の過去問を一周やる」とかをゴールにするといい。段取りの最後は何だろうと考えてみよう。

他にも、ブログを書く人は「最後の言葉」を書いてしまえば、あとは間を埋める作業だけになる。ラストをまず決めるとコツがつかめてくる。

これは「明日締め切りだったら何をする?」と考えると臨場感が出て考えやすいのと同じ。

小脳がうまく働く条件

小脳というのは体の記憶のこと。

職人さんのような、洗練された動きができる状態を目指したいなら、同じルートを何度も繰り返すことが重要。
とにかく繰り返し。
ちょっと違うルートにしてしまうと定着しない。

人に頼むのが苦手なら

タスクを分解することによって、明確な日本語に書き下す作業が加わる。
それによって自分の得意、不得意がわかってくる。何が好きか、嫌いかもわかってくる。
タスクを細かく分解できると、部分的に人に頼めるようになるし、交渉しやすくなる。
逆に、書き下しができていないと人に頼めない。
人に頼めないのは分解できていないから、とも言える。

例えば、プレゼンの資料集めは好きだけど、プレゼンのしゃべりは嫌い、という特徴がわかってくれば、資料集めをやるからしゃべりは他の人に任せよう、と思えるし、頼む際も交渉しやすくなる。

思考の言語化を繰り返していると、コミュニケーションがスムーズにいくようになる。
業務上で「あ、〇〇の件ですね」とかもさっと出るようになる。

何度もやっているとタスクのシステムが壊れても気にならなくなるし、全体的に思考の解像度も高くなる。

締め切りは仮でいい

とにかく見通しをつけること。とにかく日付をいれること。
これによって安心感を得られる。
締め切りは修正していい、というハードル下げによって先送りを容認する。

「日付」という概念は最強なので心理的抵抗も強くなりがちだし、MPを消費するから避けたがる。

だから締め切りの修正を4つまで変更できるように甘々にするといい。
そのためにはやはり、タスクを細かく分解して見通しを立てられるようにしておくことが前提。

実際にやってみたこと

1 つのタスクで業務を書き出してみたら 50 くらいになった!

あとで見たときに手順書になるように、業務をとにかく細かく分解していく。

小鳥遊さんのブログにあるマニュアルを見ながら、Excel データをお借りしてスプレッドシートで作ってみようと思ったけど、若干つまづいたので、まずは業務を全て書き出すところから始めることにした。

今の業務では

  • GitHub の issue
  • GitHub の wiki
  • Google スプレッドシート
  • Google ドキュメント
  • Evernote
  • タスクペディア
  • 能率手帳

などにメモや情報が散らかっていて大混乱なので、一元化がまず最優先!

仕事には「タスク管理ツールを更新しにいく」と考える

一番印象に残ったのは「会社には仕事をしに行くのではなく、タスク管理をしに行くくらいの気持ちがいい」ということです。

最近、仕事の行きたくなさが強まっていて、その原因として最初の「イベント対象者」で挙げられていたような、

  • 業務の抜け漏れが心配すぎて常に怖い
  • 仕事のできなさっぷりが不甲斐ない
  • 帰ってからも、アレやったっけ…?と不安が拭えない

などなどが重くのしかかって非常につらたんだったので、今回このイベントに行って本当に本当によかったです。

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